Een goede start van de executie
Aan het begin van de uitvoering wordt het patroon gezet dat het hele programma blijft werken. Dit artikel noemt zes dingen die op orde moeten zijn voordat je volgas gaat.
Het plan is goedgekeurd, het budget staat, de stuurgroep is tevreden. Dan begint de uitvoering, en het tempo ligt hoog. Juist nu worden de keuzes gemaakt die later het meeste kosten als ze verkeerd zijn: wie mag wat beslissen, hoeveel tijd mensen echt krijgen, wat er eerst gebeurt. Een goede start heeft weinig met een kick-off te maken en veel met wat er in de eerste weken wordt vastgelegd.
1. Een eindbeeld dat iedereen in eigen woorden kan vertellen
Vraag in week één aan vijf betrokkenen om in twee zinnen te zeggen waar het programma voor is. Als je vijf verschillende antwoorden krijgt, is het plan nog niet gedeeld, hoe goed het ook op papier staat. Werk aan het eindbeeld tot de antwoorden op elkaar lijken. Leg ook vast wat het programma niet doet. Dat voorkomt discussies later.
2. Mandaat en besluitvorming
Wie beslist waarover, en hoe snel? Het klinkt saai, maar hier lopen de meeste programma's vast. Als een team voor elke keuze terug moet naar de stuurgroep, daalt het tempo, en iedereen wijt het aan een ander. Spreek aan het begin af wat het team zelf mag besluiten, wat naar de opdrachtgever gaat en binnen welke termijn daarop antwoord komt.
3. Tijd die echt vrijgemaakt is
Een veelgehoord patroon: mensen krijgen er een programma bij, bovenop hun werk, en alle betrokkenen zijn "voor een deel" beschikbaar. Daarna blijkt dat een deel van niemand ligt. Kijk bij de start eerlijk wat mensen kwijt zijn aan ander werk en wat daarvoor in de plaats gaat. Een verandering die erbij komt zonder dat er iets afgaat, stapelt zich op de rest, en dan is het geen vraag of het vastloopt maar wanneer.
4. Een eerste stap die zichtbaar is
Kies een klein onderdeel dat binnen enkele weken iets laat zien aan de mensen die de verandering gaan merken. Het hoeft niet groot te zijn. Het moet echt zijn: een proces dat anders loopt, een overleg dat vervalt, een team dat iets wat het eerst niet kon nu wel doet. Dat geeft vertrouwen, en het levert het eerste leermoment op voordat het hele programma gebouwd is.
5. Afspraken over afwijkingen
Elk programma loopt anders dan gepland. Wat telt, is hoe er over wordt gepraat. Spreek vooraf af hoe iemand zegt dat iets niet gaat lukken, aan wie, en wat er dan gebeurt. Als het eerste slechte bericht goed wordt ontvangen, komt het tweede sneller, en zijn problemen klein genoeg om op te lossen.
6. Weten wat je meet
Bepaal in de eerste weken waaraan je over drie maanden ziet dat het werkt, en meet nu het beginpunt. Zonder dat valt achteraf niets te bewijzen. Meer daarover staat in het artikel Meten wat telt.
Wat je kunt weglaten
Een grote kick-off met sprekers en slides is leuk, maar zelden nodig. Een kleine bijeenkomst waar het eindbeeld wordt besproken en mensen vragen kunnen stellen, doet meer. Hetzelfde geldt voor een uitgebreid communicatieplan: een korte, regelmatige update die vertelt wat er gedaan is en wat is geleerd, wordt vaker gelezen dan een nieuwsbrief met vijf rubrieken.
Een korte controle
Loop deze vragen na in de eerste twee weken. Kan iedereen vertellen waar het programma heen gaat? Weet iedereen wie wat beslist? Hebben de betrokkenen echt tijd? Is er een eerste zichtbare stap gepland? Is afgesproken hoe afwijkingen worden besproken? Is duidelijk wat er gemeten wordt? Eén ontbrekend antwoord is geen ramp, drie wel.